Op deze pagina staan de statuten en het huishoudelijk reglement van de vzw Eoos.

Statuten

  1. Hoofdstuk I. Rechtsvorm, benaming, zetel, duur
  2. Hoofdstuk II: Doeleinden en activiteiten
  3. Hoofdstuk III: Leden
  4. Hoofdstuk IV. Algemene vergadering
  5. Hoodstuk V: Raad van Bestuur
  6. Hoofdstuk VI. Aansprakelijkheid van de Raad van Bestuur
  7. Hoofdstuk VII. Rekeningen en begrotingen
  8. Hoofdstuk VIII. Ontbinding en vereffening
  9.  Hoofdstuk IX. HR
  10. Slotbepaling

 Huishoudelijk reglement

  1. Hoofdstuk I. Algemene Vergadering (AV)
  2. Hoofdstuk II. Raad van Bestuur
  3. Hoofdstuk III. Werking (Presidium)
  4. Hoofdstuk IV. Kiesreglement: kiesprocedure
  5. Hoofdstuk V. De Presidiumvergadering (PV)
Statuten

Eoos vzw

Blijde Inkomststraat 11

B-3000 Leuven

Gerechtelijk arrondissement: Leuven

 

Hoofdstuk I. Rechtsvorm, benaming, zetel, duur

Art. 1. De vereniging wordt opgericht als een entiteit met rechtspersoonlijkheid, meer in het bijzonder als een vereniging zonder winstoogmerk (hierna “vzw”) op grond van de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 1 juli 1921 zoals gewijzigd door de wet van 2 mei 2002.

Art. 2. De benaming van de vereniging zonder winstoogmerk luidt “Eoos vzw”.

Deze naam moet voorkomen in alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders en andere stukken uitgaande van de vereniging, onmiddellijk voorafgegaan of gevolgd door de woorden “vereniging zonder winstoogmerk” of door de afkorting “vzw”, met nauwkeurige aanwijzing van de zetel.

Art. 3. De vereniging heeft haar zetel in Blijde Inkomststraat 11, 3000 Leuven en ressorteert onder het gerechtelijke arrondissement Leuven. De Algemene Vergadering kan op elk ogenblik de zetel verplaatsen naar een andere plaats in het gerechtelijke arrondissement Leuven.

Deze beslissing moet in het Belgisch Staatsblad worden gepubliceerd en ter griffie van de Rechtbank van Koophandel van het gerechtelijk arrondissement Leuven worden neergelegd. De Algemene Vergadering bekrachtigt de zetelwijziging in de statuten op haar eerstvolgende vergadering.

Art. 4. De vzw wordt opgericht te Leuven op 19 mei 2014 voor onbepaalde duur.

 

Hoofdstuk II: Doeleinden en activiteiten

Art. 5. Eoos vzw is de officiële studentenvereniging van de opleidingen Taal- en Regiostudies (Arabistiek en Islamkunde, Japanologie, Oude Nabije Oosten, Sinologie en Slavistiek en Oost-Europakunde) van de faculteit Letteren aan de KU Leuven. Eoos vzw heeft een vierledig doel:

– studentenvertegenwoordiging: de studenten Taal- en Regiostudies aan de KU Leuven op een correcte manier te vertegenwoordigen in de onderwijsorganen van de faculteit Letteren;

– organisatie van o.a. culturele, wetenschappelijke en ontspannende activiteiten;

– bevordering van contacten tussen het academisch personeel en de studenten van bovenvermelde studierichtingen;

– nastreving van de democratisering van het onderwijs door o.a. een cursusdienst te organiseren.

De vereniging kan alle initiatieven nemen die rechtstreeks of onrechtstreeks in verband staan met dit doel, met inbegrip van winstgevende activiteiten binnen de grenzen van wat wettelijk is toegelaten en waarvan de opbrengsten terugvloeien naar de vereniging.

 

Hoofdstuk III: Leden

Art. 6. De stichtende leden van de vereniging zijn:

                Beelaert, Sander, Moerwege 36 A, 9991 Maldegem

−                 Van Enis, Ann-Sofie, Jan Breydelstraat 14, 8530 Harelbeke

                Collin, Bert, Spaarstraat 135, 3010 Kessel-Lo

                Thomassen, Agia, Withuisstraat 6, 3790 Voeren

                Van Hoey, Thomas, Stoffezandstraat 29, 2990 Loenhout

 Art. 7. Alle studenten ingeschreven voor de opleidingen Taal- en Regiostudies aan de KU Leuven worden automatisch vertegenwoordigd door de vereniging op academisch en maatschappelijk vlak.

De vereniging bestaat uit actieve leden en toegetreden leden. Het aantal leden is onbeperkt, maar moet een minimum van vier actieve leden bedragen.

 Zijn actief lid van de vereniging: de leden van de Raad van Bestuur.

 Zijn toegetreden lid van de vereniging: eigenaars van een lidkaart van de vereniging.

 Zijn erelid van de vereniging, zolang hun mandaat loopt:

– de leden van de Raad van Bestuur van zowel Fak Letteren vzw als KOCO Letteren vzw;

– de voorzitters en ondervoorzitters van andere studentenverenigingen verbonden aan de faculteit Letteren van de KU Leuven;

– zelfstandig academisch personeel dat verbonden is aan de onderzoekseenheid Taal- en Regiostudies van de KU Leuven.

 Zijn erelid van de vereniging voor het leven:

– de voormalige Voorzitters en Ondervoorzitters van de vereniging;

– de voormalige toegetreden leden die zich minstens drie academiejaren hebben ingezet voor de vereniging, gedefinieerd volgens hoofdstuk II, art. 10 van het huishoudelijk reglement als presidium.

 Het hebben van een lidkaart heeft voordelen voor (ere)leden, vooral van financiële aard.

 De mandaten lopen vanaf 1 augustus tot en met 31 juli van het volgende kalenderjaar. De overdracht van de mandaten kan vroeger gebeuren bij wederzijdse goedkeuring van de ontslagnemende en nieuwe Raad van Bestuur.

 Art. 8. Het lidgeld wordt bepaald door de Algemene Vergadering, bedraagt maximaal €10 en dient jaarlijks betaald te worden. Bij niet-betaling van het jaarlijkse lidgeld vervalt het lidmaatschap. De leden van de Raad van Bestuur van de vereniging zijn echter van rechtswege lid van de vereniging, zonder dat ze tot betaling van het lidgeld zijn gehouden. Ereleden zijn eveneens vrijgesteld van het jaarlijks lidgeld.

Art. 8bis. Elk lid kan te allen tijde uit de vereniging treden. Het ontslag moet schriftelijk aan de Raad van Bestuur ter kennis worden gebracht.

 De uitsluiting van een lid kan slechts door de Algemene Vergadering worden uitgesproken.

Art. 8ter. Uittredende of uitgesloten leden en hun rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de vereniging en kunnen nooit teruggave van of vergoeding voor gestorte bijdragen of gedane inbreng vorderen.

 

Hoofdstuk IV. Algemene vergadering.

Art. 9. De algemene vergadering (hierna “AV”) is toegankelijk voor alle actieve leden, toegetreden leden en studenten Taal- en Regiostudies aan de KU Leuven. Iedereen heeft spreekrecht. Alleen actieve leden, toegetreden leden en maximaal drie ereleden voor het leven hebben stemrecht, met een maximum aantal stemmen van 30. Deze (maximum) 30 stemmen worden toegewezen op de eerste AV van het werkingsjaar. De ereleden voor het leven duiden per algemene vergadering onderling de drie stemgerechtigden aan. De actieve leden kunnen zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een andere stemgerechtigde door middel van een schriftelijke volmacht. Deze leden mogen drager zijn van slechts één volmacht.

Art. 10. Behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de algemene vergadering:

 – de wijziging van de statuten en het Huishoudelijk Reglement (hierna “HR”);

– het ontslag van de actieve leden en de benoeming van nieuwe actieve leden voor het volgende werkingsjaar;

– het ontslag van de presidiumleden (cf. supra) en benoeming van nieuwe leden in de loop van het werkingsjaar;

– de goedkeuring van de begroting en het voorlopig financieel overzicht van het werkingsjaar;

– de ontbinding van de vereniging;

– de uitsluiting van een toegetreden lid;

– de omzetting van de vereniging zonder winstoogmerk in een vennootschap met sociaal oogmerk;

– de vaststelling van het lidgeld;

– alle gevallen waarin de statuten dat vereisen.

Art. 11. De AV wordt minstens driemaal per jaar samengeroepen door de Raad van Bestuur. Verder moet een algemene vergadering plaatsvinden bij aanvraag van ten minste een vijfde van de leden of minstens de helft van de Raad van Bestuur.

 Alle leden en studenten Taal- en Regiostudies aan de KU Leuven worden ten minste 14 dagen voor de algemene vergadering door middel van schriftelijke aankondiging verwittigd met vermelding van datum en locatie.

 De Raad van Bestuur stelt de agenda op. Elk onderwerp dat schriftelijk wordt voorgedragen door een lid van de algemene vergadering, moet op de agenda voorkomen.

 Bij elke AV worden minstens de algemene en financiële werking van de vereniging geëvalueerd.

 Onderwerpen die niet op de agenda staan, kunnen niet worden behandeld, tenzij de Algemene Vergadering bij gewone meerderheid beslist om ze wel te behandelen. De agenda moet aan het begin van de Algemene Vergadering worden goedgekeurd.

Art. 12. De AV wordt voorgezeten door de Voorzitter van de Raad van Bestuur of door minstens twee bestuurders bijeengeroepen. De Algemene Vergadering duidt de stemmentellers aan.

Art. 13. De AV is geldig samengesteld indien ten minste de helft van de actieve leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien de helft van de actieve leden niet aanwezig of vertegenwoordigd is, zal een tweede AV plaatsvinden binnen de drie weken. Hiervoor wordt een nieuwe schriftelijke aankondiging gedaan. Hierop vervalt de aanwezigheidsvereiste.

 De besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van de stemmen van de, behalve in de gevallen waarin de statuten dit anders bepalen. Bij staking van stemmen volgt een tweede stemronde zonder onthouding. Als de beslissing dan nog niet genomen kan worden, geeft de stem van de voorzitter van de AV de doorslag.

Art. 14. Over een statutenwijziging kan de AV alleen op geldige wijze beraadslagen en besluiten wanneer de wijzigingen uitdrukkelijk zijn vermeld in de oproeping en wanneer ten minste twee derde van de stemgerechtigde leden op de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. Een wijziging kan alleen worden aangenomen met een meerderheid van twee derde van de stemmen van de stemgerechtigde leden.

 Wanneer de wijziging evenwel betrekking heeft op het doel of op de doeleinden waarvoor de vereniging is opgericht, kan zij alleen worden aangenomen met een meerderheid van vier vijfde van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.

 Voor een vrijwillige ontbinding is een tweederdeaanwezigheid of vertegenwoordiging op de AV en een meerderheid van  vier vijfde van de stemmen vereist.

 De uitsluiting van een lid kan slechts door de AV worden uitgesproken met een meerderheid van twee derde van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.

Art. 15. Van elke AV worden notulen opgemaakt, die ondertekend worden door de voorzitter en secretaris van de AV en bijgehouden worden op de zetel van de vereniging.

 Elk lid heeft het recht om inzage van de notulen te vragen aan de secretaris van de AV.

 De jaarrekening wordt, ondertekend door de Voorzitter en Financieel verantwoordelijke van de AV en door de Voorzitter en de Financieel verantwoordelijke van de Raad van Bestuur, neergelegd ter griffie van de Rechtbank van Koophandel van het gerechtelijk arrondissement Leuven.

Art. 16. Wanneer ten minste de helft van de Raad van Bestuur het nodig acht, kan er een Bijzondere Algemene Vergadering (“BAV”) worden samengeroepen. Deze BAV handelt over deelonderwerpen die voorafgaand of volgend op een gewone AV bijzondere behandeling vereisen. De aankondiging en verloop gebeuren op dezelfde wijze als beschreven voor de gewone AV.

 

Hoodstuk V: Raad van Bestuur

Art. 17. De vereniging wordt bestuurd door de Raad van Bestuur die bestaat uit minstens vier personen. Deze worden verkozen door de studenten Taal- en Regiostudies aan de KU Leuven voor de periode van een werkingsjaar volgens de geldende kiesprocedure zoals beschreven in het HR.

Voor het ontslag van een lid van de Raad van Bestuur gelden dezelfde vereisten als bij uitsluiting van een lid van de vereniging (art. 14, vierde lid).

Art. 18. De Raad van Bestuur vergadert, na oproeping door de Voorzitter of Ondervoorzitter, zo dikwijls als het belang van de vzw het vereist, alsook binnen de veertien dagen na een daartoe strekkend verzoek van minstens een derde van de leden van de Raad van Bestuur.

De Raad van Bestuur kan slechts plaatsvinden en besluiten kunnen slechts genomen worden wanneer ten minste een eenvoudige meerderheid van de actieve leden aanwezig is op de vergadering. Alle beslissingen van de Raad van Bestuur worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigdheden. De leden van de Raad van Bestuur kunnen zich op een Raad van Bestuur laten vertegenwoordigen door een ander lid van de Raad van Bestuur door middel van een schriftelijke volmacht. Deze leden mogen slechts drager zijn van één volmacht.

Art. 19. Van elke vergadering worden notulen opgemaakt die bijgehouden worden op de zetel van de vereniging.

Elk lid heeft het recht op inzage van de notulen.

Art. 20. De Raad van Bestuur bestaat uit:

                de voorzitter van de vereniging;

                de ondervoorzitter van de vereniging;

                de financieel verantwoordelijke van de vereniging;

                de onderwijsverantwoordelijke van de vereniging.

 Indien twee functies gecumuleerd worden (voorzitter kan niet gecumuleerd worden), is de verantwoordelijke van de cursusdienst de eerste in lijn om als vierde persoon in de Raad van Bestuur te worden aangeduid. Zij staan in voor de dagelijkse werking van de vereniging.

 

Hoofdstuk VI. Aansprakelijkheid van de Raad van Bestuur

Art. 21. De bestuurders zijn niet persoonlijk verbonden door de verbintenissen van de vzw, tenzij deze persoon een verbintenis aangaat namens de vereniging die zich uitstrekt over meer dan één werkingsjaar. Indien dergelijke verbintenissen worden aangegaan zonder voorafgaande goedkeuring door de AV, zijn de bestuurders persoonlijk verbonden door de aangegane verbintenissen, onverminderd hun aansprakelijkheid tegenover de vereniging.

Tegenover de vzw en tegenover derden is hun verantwoordelijkheid beperkt tot de vervulling van hun gegeven opdracht overeenkomstig met het gemeen recht, het bepaalde in de wet en in de statuten en zijn ze aansprakelijk voor de tekortkomingen in hun bestuur.

 

Hoofdstuk VII. Rekeningen en begrotingen.

Art. 22. De rekeningen van de feitelijke vereniging ‘Eoos’ worden overgenomen door ‘Eoos vzw’ vanaf 19 mei 2014.

Art. 23. Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 augustus tot 31 juli. De Raad van Bestuur bereidt de rekeningen en begrotingen voor en legt ze ter goedkeuring voor aan de AV. De jaarrekening wordt, ondertekend door de voorzitter en financieel verantwoordelijke van de AV en door de voorzitter en financieel verantwoordelijke van de Raad van Bestuur, neergelegd ter griffie van de Rechtbank van Koophandel van het gerechtelijk arrondissement Leuven.

 

Hoofdstuk VIII. Ontbinding en vereffening.

Art. 24. In geval van vrijwillige ontbinding, benoemt de AV één of meerdere vereffenaars. Zij bepaalt tevens hun bevoegdheden en vereffeningsvoorwaarden.

Art. 25. In geval van ontbinding worden de activa, na aanzuivering van de schulden, overgedragen aan een vereniging met een gelijkaardig doel, die wordt gekozen door de AV met twee derden van de uitgebrachte stemmen.

 

Hoofdstuk IX. HR

Art. 26. Voor al wat niet voorzien is in deze statuten wordt verwezen naar het Huishoudelijk Reglement van de vereniging.

 

Slotbepaling

Art. 27. Deze tekst van de statuten vervangt alle voorgaande en treedt in werking op 19 mei 2014.

Huishoudelijk Reglement

 

Eoos vzw

Blijde Inkomststraat 11

B-3000 Leuven

Gerechtelijk arrondissement: Leuven

 

Art. 1.Dit Huishoudelijk Reglement (HR) is een aanvulling op de statuten van Eoos vzw. Het behandelt de mandaten voor de algemene werking van Eoos vzw, een reglement voor de jaarlijkse kringverkiezingen en het verloop van de presidiumvergadering. Dit document heeft een goede en democratische werking van de vereniging tot doel. Het is dus steeds enkel een middel en nooit een doel op zich voor een goede werking.

 

Hoofdstuk I. Algemene Vergadering (AV)

Art. 2. De exclusieve bevoegdheden van de AV staan vermeld in de statuten, art. 10.

De (ere)leden met stemrecht staan vermeld in de statuten, art. 9.

 

Hoofdstuk II. Raad van Bestuur

Art. 3. Tot de Raad van Bestuur (RvB) van Eoos vzw behoren de Voorzitter (Preses), de Ondervoorzitter (Vicepreses), de Financieel verantwoordelijke, de Onderwijsverantwoordelijke en eventueel de Verantwoordelijke van de cursusdienst. Hierbij is het gewenst een evenwicht tussen verschillende richtingen na te streven.

De RvB bestaat dus uit ten minste vier personen en wordt verkozen door de verkiezingsprocedure zoals hieronder beschreven.

 Art. 4. De RvB van Eoos vzw vertegenwoordigt haar leden en studenten van Taal- en Regiostudies van de KU Leuven op de AV van LOKO en die van de Studentenraad KU Leuven.

 Art. 5. De Voorzitter van Eoos vzw heeft als functie de algemene werking van de vereniging op te volgen. Hij treedt op als neutraal coördinator en vertegenwoordiger van Eoos vzw.

De Voorzitter van Eoos vzw wordt geacht de contracten in orde te brengen die van toepassing zijn op de activiteiten van de functie Animatie, meer bepaald de contracten met betrekking tot zalen voor cantussen en fuiven. Naast de locatie zullen ook de data van deze activiteiten door de Voorzitter vastgelegd worden in samenspraak met de toegetreden leden.

De Voorzitter stelt samen met de andere leden van de RvB een jaaragenda op, die beschikbaar is voor alle toegetreden leden. Daarnaast staat hij ook in voor het onderhouden van contacten met potentiële sponsors, samen met de Financieel verantwoordelijke.

Mede in het licht van zijn/haar verantwoordelijkheid voor het wel en wee van Eoos vzw is de Voorzitter gemachtigd op eigen initiatief urgente beslissingen te nemen die echter steeds verantwoord dienen te worden tegenover het Presidium.

De Voorzitter van Eoos vzw is medebestuurder van KOCO Letteren vzw en vertegenwoordigt Eoos vzw op de AV van LOKO en de Studentenraad Letteren.

De Voorzitter van Eoos vzw zetelt indien mogelijk in de Permanente Onderwijscommissie Taal- en Regiostudies (POC T&R) en de Curriculumcommissie (CC of Onderwijscommissie (OC)) van zijn eigen richting. Daarnaast hoort hij ook aanwezig te zijn op de Faculteitsraad, StRaaL/CORaaL en de Beheerraad van Fak Letteren vzw. Hij mag zich daarvoor ook (al dan niet permanent) laten vertegenwoordigen.

Art. 6. De Ondervoorzitter van Eoos vzw staat de Voorzitter bij in de algemene werking van de vereniging.

De Ondervoorzitter van Eoos vzw vervangt de Voorzitter bij afwezigheid of vertegenwoordigt deze persoon wanneer hij daartoe wordt aangeduid door de Voorzitter.

De Ondervoorzitter zetelt indien mogelijk in de POC T&R en de CC van zijn eigen richting.

De Ondervoorzitter zorgt ook voor groepsbinding binnen het presidium en volgt ook de Richtingsverantwoordelijken op.

Art. 7. De Financieel verantwoordelijke van Eoos vzw beheert de financiën als een goede huisvader. Hij stelt op regelmatige basis een financieel verslag op dat eerst ter controle wordt voorgelegd aan de andere leden van de RvB en daarna kenbaar wordt gemaakt op de Presidiumvergadering (PV) of de AV van de vereniging.

Samen met de Voorzitter is hij de volmachtdrager van de rekening(en) van Eoos vzw. Zodoende zorgt de Financieel verantwoordelijke voor zo veel mogelijk financieel voordeel voor Eoos vzw d.m.v. subsidies, sponsoring, reclame e.d. en dit in samenwerking met de andere presidiumleden.

De overdracht van deze functie, van de daaraan verbonden volmachten en van de volledige boekhouding gebeurt ten laatste twee weken na de officiële machtsoverdracht.

Ten slotte is deze persoon verantwoordelijk voor het opstellen van een begroting en een jaarrekening, die moeten neergelegd worden ter griffie, zie statuten art. 23.

Art. 8. De Onderwijsverantwoordelijke van Eoos vzw coördineert de onderwijsvertegenwoordiging van betrokken leden en studenten Taal- en Regiostudies aan de KU Leuven.

Naar Taal- en Regiostudies toe zetelt hij  in de POC en de CC van zijn eigen richting en volgt ook de activiteiten van andere CC’s op.

Naar de faculteit Letteren toe zetelt hij in de verschillende vergaderingen van de Faculteit Letteren waarvoor Eoos bevoegd is.

Naar de universiteit toe hoort deze persoon ook deel te nemen aan de Studentenraad KU Leuven en onderwijsgerelateerde deelvergaderingen daarvan.

Bij de samenstelling van de verschillende delegaties voor de verschillende organen, waarvoor hij ook verantwoordelijk is, tracht hij ook zo veel mogelijk de andere leden van de RvB erbij te betrekken en een gelijke verdeling tussen de verschillende richtingen en trajecten na te streven. De samengestelde delegaties dienen voorgelegd te worden aan de PV ter goedkeuring.

Art. 9. De Cursusdienstverantwoordelijke coördineert de cursusdienst. Hij tracht te zorgen voor goedkope cursussen voor de studenten Taal- en Regiostudies. Hij legt hiervoor de nodige contacten met het academisch personeel, het ILT en derden. Hij staat in voor het kopiëren en de verkoop van de cursussen aan de studenten Taal- en Regiostudies. Hij zorgt voor een cursusdienst die minstens één dag in de week geopend is.

Naast studiemateriaal voorziet de Cursusdienst ook in andere benodigdheden zoals lidkaarten, codices, promotiemateriaal…

Studenten die een lidkaart hebben van Eoos vzw kunnen een korting op het aangeboden cursusmateriaal krijgen. Studenten met een lidkaart van een andere studentenkring van de Faculteit Letteren hebben recht op dezelfde korting. Deze regel is ook van toepassing voor diegenen die een lidkaart hebben van Eoos vzw en studiemateriaal nodig hebben van een andere cursusdienst van een andere kring aan de Faculteit Letteren.

 

Hoofdstuk III. Werking (Presidium)

Art. 10. Voor de algemene werking van Eoos vzw worden functies verdeeld onder haar toegetreden leden door de Raad van Bestuur. Deze toegetreden leden die zich meer inzetten voor de vereniging dan het gemiddeld toegetreden lid, staan bekend als het Presidium. Het is toegelaten functies te cumuleren. Daarvoor komen ze in blok op tijdens de verkiezingen (zie hoofdstuk IV).

Een functie kan door meerdere personen worden uitgeoefend. In dat geval neemt één persoon de hoofdverantwoordelijkheid op: hij coördineert deze ploeg en legt verantwoording af aan de rest van het presidium en de RvB.

Art. 11. Per richting die Eoos vzw vertegenwoordigt (Arabistiek & Islamkunde, Japanologie, Oude Nabije Oosten, Sinologie en Slavistiek & Oost-Europakunde) dient de RvB een Richtingsverantwoordelijke aan te duiden. Dit is telkens iemand die de respectievelijke richting studeert en bij voorkeur in de CC van zijn richting zetelt.

Deze vijf Richtingsverantwoordelijken bestaan zo veel mogelijk uit leden van de RvB, aangevuld met Presidiumleden en zijn verplicht deze functie te cumuleren met een andere verkozen functie.

Een Richtingsverantwoordelijke verzorgt het contact tussen zijn studierichting en de vereniging, tracht hen te betrekken bij de activiteiten en vertegenwoordiging, en zorgt voor de doorstroom van informatie.

Daarnaast is het aangeraden dat de Richtingsverantwoordelijken samen met Animatie en Cultuur meedenken aan richtingspecifieke activiteiten.

Art. 12. De Animatieverantwoordelijke van Eoos vzw heeft als functie de leden te onderhouden op vlak van studentikoze en traditionele activiteiten. Hieronder wordt verstaan dat deze persoon instaat voor de planning van activiteiten (opstellen van de kalender in samenspraak met de RvB), de verzorging van activiteiten, de aankoop van benodigdheden en de opbouw en opkuis van een locatie.

Voorbeelden van activiteiten zijn: TD’s, cantussen, thema-avonden…

Het is van cruciaal belang dat de informatie daarover op voldoende wijze wordt verspreid (samen met P.R. en de Secretaris) en de interne communicatie met andere leden die zich ook bezighouden met Animatie vlot verloopt.

Art. 13. De Cultuurverantwoordelijke van Eoos vzw staat in voor de organisatie van een brede waaier van culturele activiteiten (concerten, tentoonstellingen, theatervoorstellingen, cultuuruitstappen, films…).

Hij vertegenwoordigt Eoos vzw bij LOKO Cultuur en verspreidt informatie over de interne en externe cultuurwerking.

De Cultuurverantwoordelijke streeft een evenwichtig aanbod van activiteiten na, waarbij alle richtingen aan bod komen.

Een belangrijk evenement dat ook onder Cultuur valt, is de planning en organisatie van een Cultuurreis.

Art. 14. De kringbladredactie van Eoos vzw staat in voor de organisatie en de publicatie van het kringblad “Eoos Express”. Dit blad verschijnt ten minste tweemaal per semester.

De redacteur staat zelf in voor de samenstelling van een redactieraad, waarvan alle studenten Taal- en Regiostudies deel mogen uitmaken.

In het kringblad komen voornamelijk berichten, verslagen e.d. in verband met de werking van de kring, onderwijs en sociale activiteiten, maar het staat ook open voor andere onderwerpen.

Art. 15. De P.R.-verantwoordelijke van Eoos vzw heeft als functie posters en andere promotiemiddelen te maken voor de activiteiten van Eoos vzw.

Daarnaast is ook sponsoring de hoofdtaak van P.R., samen met de Financieel verantwoordelijke.

P.R. staat ook in voor het schrijven van “De Eoot”, het wekelijks infoblaadje dat dient te verschijnen op maandag of dinsdag. De verspreiding ervan gebeurt in samenwerking met het Presidium.

Een cumul met een andere functie is aangeraden.

Art. 16. De Secretaris van Eoos vzw is de administratief verantwoordelijke van Eoos vzw. Hij staat in voor de correspondentie, voor de verspreiding van schriftelijke aankondigingen en het verslag van de presidiumvergaderingen, het bijhouden van het archief en voor de verspreiding van de informatie over de werking van de kring (mondeling en schriftelijk).

Een cumul met een andere functie is aangeraden.

Art. 17. Eoos vzw werkt samen met de andere kringen van de Faculteit Letteren om een faculteitsbar (“Fak”) uit te baten. De inkomsten worden gebruikt om het gebouw te onderhouden en de werking van de Fak te garanderen. De organisatie van de Fak staat onder toezicht van de RvB van Fak Letteren vzw, voorgezeten door een Dagelijks Bestuur.

Eoos vzw beschikt bij voorkeur over minstens twee Fakverantwoordelijken. Deze Fakverantwoordelijken garanderen de werking van de Fak op de hun toegewezen momenten door de RvB van Fak Letteren vzw. Ze doen hiervoor beroep op studenten die op vrijwillige basis willen werken in de Fak.

In het geval dat er geen twee Fakverantwoordelijken zijn, zetelt Voor- of Ondervoorzitter mee in de vergaderingen (AV en ‘Beheerraad’) van Fak Letteren vzw.

Art. 18. De Internationaalverantwoordelijke van Eoos vzw heeft als functie buitenlandse studenten te ontvangen en hen te onderhouden op vlak van studentikoze, traditionele en culturele activiteiten. Hiervoor dient hij nauw samen te werken met KOCO International. Daarnaast dient de Internationaalverantwoordelijke een aanspreekpunt te zijn voor uitgaande studenten, samen te werken met LOKO International en internationaal gerichte verenigingen en instituten in Leuven (bv. CSAL, Centrum voor Russische Studies, Dyma…).Hij stimuleert ook de aandacht voor internationale studenten functies en aangepaste voorzieningen.

Art. 19. De Sportverantwoordelijke staat in voor een gezonde sportwerking (wedstrijden, competities e.d.), vertegenwoordigt Eoos vzw op LOKO Sport en verspreidt informatie over de interne en externe sportwerking. Hij staat ook in voor de sportevenementen.

Art. 20. De Webverantwoordelijke van Eoos vzw verzorgt de website van Eoos vzw, waarop informatie wordt gegeven over Eoos vzw in al zijn aspecten.

Een tweede luik van zijn/haar functie omvat de vertegenwoordiging van Eoos vzw op sociale media.

De Webverantwoordelijke dient steeds gehoor te geven aan de Presidiumvergadering wanneer er iets gepubliceerd moet worden online.

Art. 21. De Eerstejaarswerking van Eoos vzw heeft als doel om nieuwe studenten Taal- en Regiostudies te betrekken bij de activiteiten van de vereniging en speciale activiteiten te voorzien (bv. rondleiding, tweedehandsboekenmarkt…).

Deze werking wordt verzorgd door de Richtingsverantwoordelijken, de RvB en andere geïnteresseerde Presidiumleden, waarbij iemand ook coördineert.

Art. 22. De Sociaalverantwoordelijke van Eoos vzw staat specifiek in voor de verdere democratisering van het onderwijs en ijvert voor meer gelijkheid voor alle studenten. Daartoe behoort deze persoon de vergaderingen van LOKO Sociaal bij te wonen.

Art. 23. De verkozen stemgerechtigde vertegenwoordigers (cf. supra) hebben als functie de kringstandpunten op de AV van LOKO en de Studentenraad KU Leuven, in KOCO Letteren vzw en andere vergaderingen waarvoor Eoos vzw bevoegd is.

Conform art. 19 van de statuten van Fak Letteren vzw wordt de vertegenwoordiging van Eoos vzw in Fak Letteren vzw gegarandeerd.

Art. 24. Er zijn ook enkele functies die niet verkozen dienen te worden:

–      De Erepreses: dit is de Preses (Voorzitter) van het vorige academiejaar.

–      Vrije Medewerkers: dit zijn toegetreden leden die zich inzetten voor de vereniging, maar geen van boven beschreven functies op zich nemen.

 

Hoofdstuk IV. Kiesreglement: kiesprocedure

Art. 25. Jaarlijks worden er door de RvB kringverkiezingen ingesteld die de toekomst van Eoos vzw moeten verzekeren. In het begin van de eerste twee weken van het tweede semester deelt de RvB mee wanneer de Kiesweek zal plaatsvinden. Deze week moet vallen binnen de termijn die LOKO (en StuRa) vooropstellen. Traditioneel heeft Eoos vzw de eerste week na de paasvakantie, maar hiervan kan afgeweken worden indien de situatie dat vereist.

De verkiezingen vinden plaats gedurende twee opeenvolgende dagen.

Art. 26. De organisatie zorgt voor het vlekkeloze verloop van de verkiezing van een RvB en presidium, in overeenstemming met het Participatiedecreet, liggen in handen van de RvB en het huidige Presidium. Partijdigheid is hierbij volledig uit den boze.

De RvB stelt in samenspraak met de Presidiumvergadering voor het goede praktische verloop van de verkiezingen een Neutraal Comité aan. Dit comité dient samen met het presidium te waken over het objectieve en eerlijke verloop van de verkiezingsstrijd. Ook de stemming zelf en het geheime tellen van de stemmen vallen onder de hoede van het Neutraal Comité. Wanneer een aspect van de verkiezingen betwist wordt, dient naar de beroepscommissie van LOKO gestapt te worden.

In het Neutraal Comité zetelen minimum drie studenten Taal- en Regiostudies, die toegetreden of actief lid van de vereniging zijn en zich dat jaar niet verkiesbaar stellen voor een presidiumfunctie bij Eoos vzw. De samenstelling van het Neutraal Comité gebeurt op een Presidiumvergadering. Indien hij zich bij de verkiezingen niet kandidaat stelt, zetelt de huidige Preses in de kiescommissie. De namen en contactgegevens van het Neutraal Comité worden doorgegeven aan LOKO, evenals de datum van de verkiezingen. De uitslag van de verkiezingen wordt door het Neutraal Comité bekend gemaakt en dit ten laatste 24 uur na het eindigen van de stemming.

De RvB en het Presidium zijn gemachtigd bijkomende organisatorische maatregelen te nemen, indien die nodig blijken te zijn en indien ze niet in strijd zijn met het kiesreglement. Alleen een lid van het Neutraal Comité mag de officiële kieslijsten gaan afhalen op de kantoren van LOKO.

Het Neutraal Comité is ook verantwoordelijk voor het schrijven van een verslag (met vermelding van opkomst, resultaat en eventuele onregelmatigheden) ter bewijs dat de verkiezingen correct verlopen zijn. Dit verslag dient samen met de kieslijsten en de stembriefjes afgeleverd te worden op de kantoren van LOKO, indien op papier wordt gestemd.

 

Art. 27De opkomende preses, vicepreses en onderwijsverantwoordelijke moeten studenten van taal- en regiostudies zijn en als zodanig op de rol ingeschreven staan, hetzij als voltijds, hetzij als deeltijds student, en dit zowel in het academiejaar van de verkiezingen, als dat waarin ze hun functie zullen uitoefenen.

De financieel verantwoordelijke en de cursusdienstverantwoordelijke mogen ingeschreven staan als student van een andere opleiding.

Alle opkomende leden van de RvB moeten minstens een jaar actief lid van Eoos vzw geweest zijn.

Een uitzondering wordt gemaakt voor studenten die tijdens de verkiezingen in het kader van hun studie in het buitenland studeren en het jaar nadien hun functie zullen uitoefenen.

Art. 28. De kandidaturen moeten bij huidige RvB schriftelijk ingediend worden, ten laatste acht dagen voor de eerste dag van de verkiezingen.

De RvB en het Presidium worden apart (in 2 categorieën) verkozen. Het is de taak van  de kandidaat-Voorzitter om de lijsten in te dienen binnen de gegeven termijn.

Het is toegestaan om per functie (van zowel RvB als Presidium) met meerdere personen op te komen.

Art. 29. De namen van de kandidaten worden ten laatste zeven dagen voor de eerste dag van de verkiezingen bekend gemaakt.

Art. 30. Men mag de verkiezingscampagne starten vanaf de zevende dag voor de eerste dag van de verkiezingen.

Art. 31. Voor stemrecht op de facultaire organen en dergelijke wordt een opkomstquorum van tien procent van alle stemgerechtigden als voorwaarde opgelegd. Dit alles gebeurt natuurlijk conform het participatiedecreet.

Art. 32. Stemgerechtigd zijn alle studenten die als student van een van de richtingen van het departement Taal- en Regiostudies op de rol staan ingeschreven. De door LOKO opgestelde kieslijsten gelden als bewijs. Schriftelijke volmachten dienen tijdig bij het Neutraal Comité te worden ingediend. Elke stemgerechtigde mag per presidiumverkiezing maar eenmaal stemmen.

Art. 33. De stemming gebeurt schriftelijk en is geheim.

Art. 34. Geldig stemmen doet men door per categorie een stem uit te brengen. Stemmers hebben hierbij de keuze tussen voor, tegen of onthouding.

De twee te verkiezen categorieën zijn Raad van Bestuur (bestaande uit Voorzitter, Ondervoorzitter, Onderwijsverantwoordelijke, Financieel verantwoordelijke en Cursusdienstverantwoordelijke) en Presidium (zie boven). Op de biljetten dient vermeld te worden wie welke RvB- en Presidiumfunctie opneemt.

De kandidaat -RvB en het kandidaat Presidium staan samen bekend als een Kiesploeg.

Art. 35. Er bestaat ook de mogelijkheid om met een lolploeg aan de verkiezingen deel te nemen. Het is de kandidaten toegelaten op te komen in verschillende lolploegen. Daarnaast kunnen zij ook individueel opkomen als ernstige kandidaat. Een lolploeg heeft niet de bedoeling verkozen te worden en moet zich als lolploeg duidelijk kenbaar maken. Een lolploeg wordt niet vermeld op de officiële kiesbiljetten.

Art. 36. De verkiezingen kunnen doorgaan wanneer er minstens drie vijfde van de functies van de RvB kandidaten hebben.

Art. 37. Als meer dan de helft van de functies vermeld van het Presidium en de RvB niet opgevuld is, hetzij door gebrek aan kandidaten, hetzij door niet-verkiezing, dan wordt het volgende academiejaar met Algemene Vergaderingen gewerkt.

Art. 38. Om de verkiezingen te winnen moeten de kandidaat-RvB en het kandidaat-Presidium samen een meerderheid van de stemmen halen.

Is er slechts één Kiesploeg, dan moet die de absolute meerderheid (d.i. de helft van de stemmen plus één) behalen om verkozen te worden.

Zijn er twee Kiesploegen, dan is een gewone meerderheid voldoende, indien RvB en Presidium meer voor- dan tegenstemmen krijgen.

Zijn er drie of meer Kiesploegen, dan valt/vallen de kandidatuur/kandidaturen met het minst aantal stemmen af, waarna een tweede stemronde volgt tussen de twee best geplaatste Kiesploegen.

Art. 39. Indien voor een bepaalde Presidiumfunctie geen kandidatuur is ingediend op het moment van de verkiezingen, kan er in de loop van het volgende academiejaar een extra lid in het Presidium gecoöpteerd worden of aan een Presidiumlid een extra bevoegdheid gegeven worden. De toekenning van de functie moet op een AV met 2/3-meerderheid bekrachtigd worden. De coöptatie wordt tevens in de eerstvolgende editie van Eoos Express aan de studenten kenbaar gemaakt.

Een Voorzitter kan niet gecoöpteerd worden, tenzij hij voor dat academiejaar als een ander lid van de RvB verkozen was. In dat geval dient dat lid van de RvB de huidige functie(s) neer te leggen en dient er een vervanging gezocht te worden die op een (B)AV verkozen moet worden met twee derde meerderheid.

Niemand kan gecoöpteerd worden voor een functie die hij bij de verkiezingen ambieerde, maar waarvoor hij niet verkozen werd.

De procedure van coöptatie verloopt als volgt: de kandidaat stelt zich voor aan de Presidiumvergadering; ieder krijgt de gelegenheid hem/haar vragen te stellen; nadat hij deze heeft beantwoord, verlaat hij de zaal; daarop volgt een discussie over de geschiktheid van de kandidaat en een schriftelijke stemming.

Art. 40. Eenmaal verkozen, zal een verkozene zijn/haar functie minstens tot de eerste dag van het volgende academiejaar uitoefenen. Elk lid heeft het recht om na deze datum ontslag te nemen. Hij deelt dit ontslag schriftelijk mee aan de RvB. Vanaf deze kennisgeving start een ontslagperiode van twee weken.

 

Hoofdstuk V. De Presidiumvergadering (PV)

Art. 41. Het Presidium en de PV zijn de werkorganen van de vereniging. Om de continuïteit te garanderen vindt de PV minstens om de twee weken plaats; vakanties, blok en examenperiodes uitgezonderd. Het is aan te raden de PV telkens op dezelfde dag, op hetzelfde uur en op dezelfde plaats te houden.

Art. 42. In de PV zetelen ex officio de verkozen presidiumleden en RvB. Daarnaast staat zij ook open voor (ere)leden en studenten die voor het desbetreffende academiejaar op de rol van een van de richtingen van het departement Taal- en Regiostudies ingeschreven staan. Personen die niet in één van de bovenstaande gevallen verkeren, kunnen door het presidium de toegang tot de PV ontzegd worden.

Op gegronde vraag van één van de verkozen presidiumleden of RvB-leden kan de PV worden gesloten en als dusdanig worden beperkt tot de verkozen leden.

Art. 43. Presidiumleden en RvB worden verwacht aanwezig te zijn op de presidiumvergadering. Bij afwezigheid verontschuldigt men zich bij de Voor- of Ondervoorzitter. Ieder met een functie bereidt de PV voor, voor wat betreft zijn eigen functie. 

Art. 44. De agenda van elke PV wordt voorbereid door de Preses en, indien gewenst, andere leden van de RvB. De agenda kan door de andere presidiumleden op de vergadering zelf worden aangevuld. Hij verloopt bij voorkeur volgens dit schema: elke functie komt aan bod, en daarna komen verschillende punten, varia en voorstellen aan bod.

Art. 45. De PV wordt voorgezeten door de zetelende Voorzitter. Bij zijn of haar afwezigheid wordt de PV voorgezeten door de Ondervoorzitter of een ander lid van de RvB. Elk lid kan een vergadering samenroepen in overleg met de RvB.

Art. 46. Uitsluitend de volgende personen hebben op de PV stemrecht: elk presidiumlid en RvB-lid verkozen door het geheel van studenten Taal- en Regiostudies en de door de AV bekrachtigde gecoöpteerde studenten. Waarnemers hebben geen stemrecht. Elk stemgerechtigd Presidiumlid heeft één stem, ook bij cumulatie van functies. Er wordt niet met volmachten gewerkt, tenzij voor stemmingen over coöptatie of ontzetting uit functie van een Presidiumlid. Elke aanwezige kan slechts met één volmacht stemmen.

Art. 47. Een stemming kan aangevraagd worden door elke stemgerechtigde die aanwezig is op de vergadering.

Een stemming is pas geldig als de helft van de stemmen plus één van alle stemgerechtigden een stem heeft uitgebracht.

In principe wordt er gestemd bij handopsteking. Bij kwesties van persoonlijke, delicate en vertrouwelijke aard kan een schriftelijke, geheime stemming aangevraagd worden door elke stemgerechtigde, aanwezig op de PV. Wanneer er een geheime stemming wordt aangevraagd, kan deze niet geweigerd worden. Een stemming over verkiezing of coöptatie gebeurt steeds schriftelijk en geheim.

Men kan voor stemmen, tegen stemmen of zich onthouden.

Art. 48. Een beslissing van de vereniging is geldig, wanneer een absolute meerderheid van de uitgebrachte stemmen voor of tegen is. Zo niet is er staking van stemmen en volgt een tweede ronde. In deze tweede ronde worden de onthoudingen niet meer meegeteld (maar art. 41 tweede lid blijft geldig). Is er bij de tweede stemronde opnieuw staking van stemmen, dan is de stem van de Voorzitter doorslaggevend.

Art. 49. Indien over meerdere voorstellen gestemd moet worden, volgt er eerst een aanvaardbaarheidsronde. Tussen de aanvaardbare voorstellen wordt dan in de tweede ronde een rangschikking opgesteld (bv. er zijn drie voorstellen, het meest aanvaardbare geeft men drie enz.). Het voorstel met de meeste stemmen haalt het.